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AIへの会話指示文/プロンプト

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メールの文面を書いてもらう

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基本的な使い方

メールの本文(下書き)は、AIにまかせてしまいましょう。
以下のプロンプトの 緑色の文字部分
あなたに合わせて自由に変更・削除してお使いください。


#指示文:
メールの本文を作成してください。

#前提条件:▼★
・私の立場: プロジェクトマネージャー
・相手の立場: 発注したお客様★▲

#用件:▼★
・件名: プロジェクト遅延に関するお詫びと今後について
・目的: 遅延を謝りたい★▲

#伝えたい内容:▼★
・状況: プロジェクトの進行が予定より遅れていること
・背景: もともと納期の厳しさは相手にご理解いただいている
・背景: 頑張ったけれど、やっぱり無理だった
・理由: {いくつか考えて}
・お願い: あと3ヶ月待って欲しい★▲

#書き出し▼★
・「いつもお世話になっております」★▲

#作成指針1:▼★
・文体: 一般的なビジネスメール
・メールの長さ: 400文字以内★▲

#作成指針2:
・必要そうな情報を補足しながら
・相手の立場を尊重して配慮して
・人間が書いたような自然な日本語で
・3Cs法に従って、PREP法またはSTAR法を駆使して
・読み手の時間をとらないよう短くさらっと簡潔に
・読みやすくなるように2回推敲して

#出力条件:
・メールは読みやすい段落形式で、箇条書きを避ける
・件名と本文のみを出力し、頭語、結語、署名は含めない
>

件名: プロジェクト遅延に関するお詫びと今後について


いつもお世話になっております。この度は、ご依頼いただいておりますプロジェクトにつきまして、進行状況に遅れが生じていることを心よりお詫び申し上げます。

ご存知の通り、このプロジェクトは初めから納期に対して厳しいスケジュールで進めて参りました。私たちはチーム一丸となり、納期内完成を目指して全力を尽くして参りましたが、残念ながら予定通りの進行が難しい状況となってしまいました。この遅れは、主に以下の理由によるものです。

  1. 技術的な課題が予想以上に複雑であったこと
  2. 主要メンバーの急な体調不良による作業遅延
  3. 必要な部材の供給遅れ

これらの課題に対し、可能な限り迅速に対応を進めておりますが、品質を犠牲にすることなくプロジェクトを完成させるためには、追加で3ヶ月の期間を頂戴する必要があります。

私たちはこのプロジェクトの成功を第一に考え、引き続き全力で取り組んで参りますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。今後のスケジュールについては、改めて詳細をご連絡させていただきます。

このような状況を招いてしまい、大変申し訳ございません。お客様には多大なご迷惑をおかけしますが、より良い成果物をお届けするための時間をいただけますと幸いです。何卒、ご理解のほどよろしくお願いいたします。



これをたたき台にして書くと速いです。
それでは次に、社内メールも書いてみましょう。使い方は同じです。

{件名も考えて}、{いくつか考えて} という箇所は、
AIに内容も含めて考えてもらうためのテクニックです。


#指示文:
メールの本文を作成してください。

#前提条件:▼★
・私の立場: プロジェクトマネージャー
・相手の立場: チームメンバー★▲

#用件:▼★
・件名: {件名も考えて}
・目的: 会議の日程調整
・目的: 参加の確認★▲

#伝えたい内容:▼★
・状況: 次のプロジェクトフェーズの開始に向けた準備
・背景: {いくつか考えて}
・理由: {いくつか考えて}
・候補日: {いくつか考えて} {ここは箇条書きで提示する}
・お願い: 可能な日時を教えてもらい、会議への参加を確認する★▲

#書き出し▼★
・「いつもお疲れ様です」★▲

#作成指針1:▼★
・文体: 社内メールなので柔らかいビジネス風
・メールの長さ: 400文字以内★▲

#作成指針2:
・必要そうな情報を補足しながら
・相手の立場を尊重して
・人間が書いたような自然な日本語で
・PREP法またはSTAR法を、3Cs法で駆使して
・読み手の時間をとらないよう短くさらっと簡潔に
・読みやすくなるように2回推敲して

#出力条件:
・メールは読みやすい段落形式で、箇条書きを避ける
・件名と本文のみを出力し、頭語、結語、署名は含めない
>

件名: 次のプロジェクトフェーズに向けた会議日程の調整について


いつもお疲れ様です。次のプロジェクトフェーズの開始に向け、チーム全員での準備会議を計画しています。これまでの成果を基に、次のステップへと進むため、皆さんの意見を共有し合いたいと考えています。

この会議では、これまでの進捗の確認と今後の目標設定を行い、新たなフェーズに向けての意見交換を行います。そのためには、チーム全員の参加が必要不可欠です。

候補日としては、次の通りです:


  • 3月10日(金) 午後2時〜4時
  • 3月12日(日) 午前10時〜12時
  • 3月15日(水) 午後3時〜5時

ご都合の良い日時を教えていただき、会議への参加を確認していただければ幸いです。皆さんの多様な意見がプロジェクトをさらに前進させる鍵となります。短い時間ですが、効率的な会議を目指していますので、ご協力のほどよろしくお願いします。



記入したテンプレを 保存して使い回す ことで、
次回以降は、さらに速くメールが作成できます。
また、テンプレはあなた自身で工夫して進化させてくださいね。
 

他のバリエーション

次は、相手からのメールに対して返信を書く場合です。
冒頭の 緑色の文字部分 を差し替えて
フォーマットを使い回せます。

今回はメールで多い「依頼ごと」や「質問」に対処してみます。



【私について】▼★
・Webサービスを提供している★▲

【相手について】▼★
・上記の有料契約者★▲

【相手からのメッセージ】
"""▼★
クライアントのシステム変更により、
御社サービスを使用しなくなったため
解約をさせていただきます。

先ほど解約のフォームから申請したのですが
エラーになってしまいました。
契約期間終了後、解約をしていただけますでしょうか。

長い間ありがとうございました。
また機会がありましたらご相談させていただきます。★▲
"""

【私からの返信主旨】
"""▼★
・ご利用ありがとうございました
・{その他、AIが必要な内容を補ってください}★▲
"""

【指示文】
ステップ・バイ・ステップで思考し、
上記の相手からのメッセージにおいて、
記載が省かれている文脈や背景状況を洞察し、
相手が意図する本質的なポイントを
漏れなく忠実に、
わかりやすく具体例を添えて展開してください。
続けて、相手が私に何を求めているかを慎重にふまえながら、
私の超絶に親切な返信対応を出力フォーマットに従い出力してください。

【思考の指針】
・相手の立場に敬意と感謝をもって、
・なるべく穏便に、決して相手の心証を悪くしないように
・相手の手間を増やさないように
・かといって、絶対に私の仕事が不当に増えないようにする

【出力フォーマット】
"""
###相手のメッセージの文脈や背景状況の洞察と、意図している本質
・{正確な洞察かどうか2度考えて}{具体例を添えて}{箇条書き}

###私が確認すべき肝心なポイント
・{正確な洞察かどうか2度考えて、要点を絞って}{箇条書き}

###私が返信すべき肝心なポイント
・{正確な洞察かどうか2度考えて、焦点を絞って}{箇条書き}

###私の超絶に親切な返信文案
{最高のホスピタリティ精神で}
{できるだけ簡潔に短くさらっとした文章}
{人間が書いたような読みやすい文章になるよう2回推敲して}
{1段落300文字以内のプレーンテキストで}
"""
>

相手のメッセージの文脈や背景状況の洞察と、意図している本質


  • 相手は申込フォームの変更により、御社のサービスが不要となった。これは彼らのビジネスプロセスや要件が変わったことを示している可能性がある。
  • 解約の試みがエラーに遭遇したことから、技術的な問題が発生している。これはシステムの不具合か、ユーザー操作の誤りの可能性がある。
  • 契約期間終了後の解約希望は、予定通りのサービス利用終了とスムーズな移行を望んでいることを示している。
  • 再びサービスを利用する可能性の言及は、将来的なビジネスチャンスを開かれていることを意味している。

私が確認すべき肝心なポイント

  • 解約手続きのエラーの原因と解決策を特定する。
  • 契約期間の確認と、期間終了後に解約手続きを行うための具体的な手順を整理する。
  • 将来のビジネスチャンスに備え、良好な関係を維持する方法を考える。

私が返信すべき肝心なポイント

  • ご利用いただき、ありがとうございたことの表明。
  • 解約手続きのエラーに対する謝罪と、解決のためのサポートを提供する意向。
  • 解約プロセスの具体的な次のステップを案内する。
  • 将来的な再契約の可能性に対するオープンな態度と、その際の連絡方法の提供。

私の超絶に親切な返信文案


拝啓、長い間のご愛顧誠にありがとうございます。申込フォーム変更に伴う解約のご意向、承知いたしました。解約手続き中に生じたエラーにつきましては、大変申し訳ございません。即刻、技術チームに調査を指示し、迅速に解決いたします。契約期間終了後の解約について、こちらから必要な手続きを案内させていただきますので、ご安心ください。また将来、ご利用の機会がございましたら、いつでもお気軽にご相談ください。心よりお待ちしております。敬具



 
テーマ ビジネス
タスク 文案の作成
タグ #メール
動作環境の例 OpenAI ChatGPT 3.5~、Google Gemini、Bing
投稿・編集日 2023/04/01・2024/03/03
提案者 まめたろう
出典・参考 なし
留意事項 他の「プロンプト集」へ収載する場合は、出典として本サイトのURLを明示してください



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